Unternehmenswechsel: Optimierung des Wissenstransfers durch Prozessdokumentation

Ein Gastbeitrag von Marie Böttinger

Ein Wechsel in der Unternehmensführung sorgt nicht selten für Unruhe und Unsicherheit im Unternehmen: Eingespielte Routineprozesse müssen umgestaltet, Arbeitsprozesse  umstrukturiert und Wissensstrukturen effektiv an die neue Führung herangetragen werden. Eine gezielte, strukturierte Prozessdokumentation der komplexen Firmenabläufe kann in dieser Zeit des Wandels für Stabilität und Kontinuität sorgen. Hier einige Hilfestellungen für einen optimalen Wissenstransfer an die neue Unternehmensführung.

Intrinsisches vs. extrinsisches Wissen

Beim Thema Wissenstransfer spielt die Unterscheidung zwischen intrinsischem und extrinsischem Wissen eine große Rolle. Während bei intrinsischen Strukturen nur der jeweilige Mitarbeiter seine Aufgaben und seinen Arbeitsprozess kennt, bezeichnet ein extrinsisches Vorgehen einen auf universeller Unternehmensbasis gut dokumentierten und strukturierten Prozess, der allen Mitarbeitern offenliegt.

Die extrinsische Dokumentation versucht, die fundamentalen internen und externen Prozesse einer Firma abzubilden und allen zugänglich zu machen. Wissen ist dabei nicht statisch, es verändert sich, wird auf unterschiedliche Weise weitergegeben.

Die Vorteile einer gut dokumentierten Wissensstruktur

Das Ziel eines prozessorientierten Wissensmanagements ist die Konstruktion einer so genannten „Wissenslandkarte mit Ansprechpartnern, hinterlegten Know-how-Dateien und praxisorientierten Checklisten“. Diese Prozessoptimierung hat für den Wechsel der Unternehmensführung unschätzbare Vorteile:

  • Transparenz: Wissensquellen werden strukturiert offengelegt.
  • Strukturierung: Ordnung und Koordination der firmeninternen und -externen Informationen.
  • Standardisierung: Wissen wird in einer universell verständlichen Weise und in einer einheitlichen Terminologie dargestellt –> Erleichterung der Wissensübergabe an Firmenneulinge.
  • Ganzheitlichkeit: Verhinderung von so genannten „Wissensinseln“ innerhalb des Unternehmens.
  • Integration: Verknüpfung verschiedener Wissensquellen.
  • Kommunikation: Austausch von Know-how zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen.
  • Visuelle Veranschaulichung: Durch Grafiken, Diagramme und Checklisten können komplexe Wissensprozesse universell verständlich und übersichtlich dargestellt werden.
  • Effizienz: Beschleunigte und qualitativ hochwertigere Wissensübertragung.
  • Optimierung: Ein effizientes Prozessmanagement geht meist mit einem verbesserten Unternehmensprofil, hochwertigeren Leistungen, einer besseren Wettbewerbsfähigkeit und einer hohen Mitarbeitermotivation einher.

Lösungen für eine optimierte Prozessdokumentation

Den Tücken auf dem Weg zur erfolgreichen Unternehmensübergabe lässt sich besonders durch zwei Maßnahmen entgegenwirken:

1. Wissenstools

Intranet, Wiki und Suchmaschinen sind wichtige Werkzeuge für eine größere Informationstransparenz im Unternehmen. Sie erleichtern Mitarbeitern und Firmenneulingen die Verbreitung und den Zugang zu firmenrelevantem Wissen und kreieren Kontaktkanäle.

2. IT-Beratung

Die Informationsflut in großen Unternehmen lässt sich meist nicht ohne die Unterstützung von Computertechnik bewältigen. Mit der Hilfe von IT-Beratungsfirmen können Unternehmen eine externe Perspektive auf ihre Abläufe bekommen und individuell geeignete Management-Software einsetzen, um ihre Wissensprozesse zu dokumentieren. Diese Computersysteme lohnen sich vor allem für Unternehmen mit hohem Datenaufwand und komplexen Wissensabläufen. Wie das in der Praxis aussehen kann, wird in diesem Webcast der Firma ConSol* deutlich, die exemplarisch die Prozessabläufe der AOK-Bayern analysiert.

Prozessgeleiteter Umbruch als Chance

Mit einem optimiertem Wissenstransfer und einer transparenten Informationslage kann die Zeit des Umbruchs im Unternehmen als Chance gesehen und genutzt werden. Neue Mitarbeiter werden so strukturiert und harmonisch in die Kernprozesse der Firma eingeführt. Auf diese Weise kann die Qualität der Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens in der Veränderungsphase stabil gehalten werden.

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